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     VwGH Wien  
 1.   Die Ausgangssituation  

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Bisher wurde die Verwaltung der Akten über eine Datenbank im VwGH realisiert. Die Judikaturdokumentation wurde elektronisch über das Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS) erledigt. Das RIS ist eine (großteils auch für die Öffentlichkeit kostenlos verfügbare) Volltextdatenbank, in die der VwGH sämtliche relevanten Entscheidungstexte einbringt. Die Zugriffs- und Abfragemöglichkeiten im VwGH unterscheiden sich nicht von denen der übrigen Benutzer, so daß auf besondere Bedürfnise des Gerichtshofs nicht eingegangen werden kann.

 

Die Aufbereitung der Dokumente wurde durch Word-Makros unterstützt, was gerade bei der Bearbeitung von dokumentalistischen Metadaten (Rechtsvorschriften, Schlagworte, ...) ein großes Fehlerpotential und damit verbunden auch einen sehr hohen Prüf- und Korrekturaufwand zur Folge hatte.

 

Eine Analyse der Zusammenhänge zwischen der benötigten Daten und Arbeitsabläufen in Evidenzbüro und Judikaturdokumentation ergab folgendes:

 

Aktenverwaltung und Judikaturdokumentation haben zeitlich und inhaltlich geringe Bezugspunkte. Ein Geschäftsfall wird bei der Verwaltung eines offenen Verfahrens nach gänzlich anderen Kriterien und mit völlig anderen Arbeitsabläufen bearbeitet als das Verfahrensergebnis (Entscheidungsdokument) durch die Judikaturdokumentation. In diesem Sinne ist eine weitgehende Trennung der EDV-Unterstützung in beiden Bereichen sinnvoll. Jedoch:
Grundlegende Daten eines Geschäftsfalls werden bei der dokumentalistischen Auswertung des Geschäftsfalls wiederholt benötigt und müssen regelmäßig neu erfaßt und kontrolliert bzw. korrigiert werden. Änderungen dieser Daten (z.B. Fehlerkorrekturen, nachträgliche verfahrensbedingte Abänderungen) im Geschäftsstellenbereich müssen auch in der Dokumentation erneut erfaßt werden.
Die Trennung der beiden Systeme führt zu erhöhtem Kommunikations- und Arbeitsaufwand, da Daten im konventionellen Weg (Aktenlauf) zwischen den einzelnen Stellen weitergeleitet werden müssen. Die Daten, welche Akten neu abgeschlossen wurden und bei welchen Änderungen vorzunehmen sind, mußten im Evidenzbüro händisch (MS Excel, ...) verwaltet werden.

 

Zusätzlich ergab die Analyse des Informationsbedarfs der einzelnen Arbeitsbereiche, daß gerade bei Richterarbeitsplätzen ein großer Bedarf auf denen einheitlichen Zugriff am Arbeitsplatz auf alle relevanten Daten der Aktenverwaltung und der Judikaturdokumentation besteht.

 

  

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