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Es wurde daher im VwGH ein EDV-System entwickelt, in dem Geschäftsstellenverwaltung und Judikaturdokumentation in einer einheitlichen Datenbanklösung unterstützt werden. Durch die Verbindung der beiden Arbeitsbereiche konnte die Kommunikation zwischen diesen wesentlich vereinfacht und beschleunigt werden. Eine Mehrfachverwaltung von Daten ist nicht mehr notwendig, wodurch zahlreiche Fehlerquellen ausgeschaltet und die Aktualität und inhaltliche Richtigkeit der Judikaturdokumentation wesentlich verbessert werden konnte.

Im Detail besteht das System aus folgenden Teilbereichen:

Dieser Bereich des Systems dient der Verwaltung der Aktendaten im laufenden Verfahren. Dabei handelt es sich um sämtliche Personendaten, wesentliche Verfahrensdaten (Einbringungsdaten, Entscheidungsdatum, \dots ) und die Ordnungszahlen für die Schriftstücke des Aktes.

Formulare, die im Verfahren im VwGH laufend von Richtern benötigt werden, sollten durch das System automatisch mit den jeweils relevanten Daten ausgefüllt werden. Zusätzlich sollte den Richtern auch die Möglichkeit gegeben werden, die Formulare am Computer auszufüllen.

Es stellte sich heraus, dass der weit verbreitete Lösungsansatz mit MS Word, Formatvorlagen und Makros nicht sinnvoll war, da

für jedes neue Formular und jede Änderung im Formular Programmieraufwand notwendig wäre,

Datenbankzugriffe nur über aufwändige Makroprogrammierung möglic wären und

durch laufende Änderungen bei Updates kein dauerhaft wartungsarmes und stabiles System zu realisieren wäre.

Es wurde daher ein Autorensystem für Formulare entwickelt, mit dem sowohl eine elektronische Eingabemaske und Workflowelemente, als auch die Ausgabe in Word oder in anderen Programme zentral definiert werden können.

Durch einfache Definitionen im Autorensystem werden elektronische Formulare für Richter entwckelt, die sofort am Bildschirm bereitstehen. Die vom Richter eingegebenen Daten können unmittelbar in Reinschriften übernommen und ausgefertigt werden.

Durch diese Form der Formularerstellung und -verwaltung sind einerseits Änderungen im Formularwesen einfach zu realisieren und andererseits auch Updates in den Ausgabeprogrammen wie zB MS Word unproblematisch, da nur mehr einige wenige, grundlegende Befehle im Textverarbeitungsprogramm (Text einfügen, fett, kursiv, ...) bei der Dokumenterstellung benötigt werden. Diese ändern sich meist nicht oder können zentral im Formularmodul angepaßt werden.

Wesentliche Verbesserungen brachte die Verbindung von Aktenverwaltung und Judikaturdokumentation bei der Auswertung der Entscheidungsdokumente. Mit der Erledigung von Akten wird auch eine anonymisierte Fassung des Erkenntnis bzw. des Beschluss beim Akt als XML-Dokument gespeichert und kann sofort von Richtern abgerufen werden.

Die Bearbeiter im Evidenzbüro erhalten über Auswertungen immer den aktuellen Stand der Dokumente, die noch zu bearbeiten sind.

Metadaten der Entscheidung, die bereits im System vorhanden sind, werden unmittelbar bei der Anzeige des Dokuments aus den Aktendaten in der jeweils aktuellen Fassung ausgewertet.

In einem Autorensystem, das die juristische Auswertung der anonymisierten Entscheidungen unterstützt, wird sichergestellt, dass bei Rechtsvorschriften eine einheitliche Schreibweise verwendet wird. Umfangreiche Möglichkeiten zur Verweisdefinition und -gestaltung ermöglichen eine über das bisher vorhandene hinausgehende Darstellung der Verbindungen zu anderer Judikatur. Fehler bei der Analyse der Dokumente konnten dadurch wesentlich verringert und die Qualität der inhaltlichen Aufbereitung verbessert werden.

Sämtliche Daten der Judikaturdokumentation sind von jedem Arbeitsplatz im VwGH immer im aktuellen Stand abrufbar.

Ebenfalls automatisiert wurde die Dokumentenlieferung von Entscheidungsdaten an das RIS (Rechtsinformationssystem des Bundes) oder an Verlage.

Für jeden "Kunden" wird das benötigte Datenformat für die Ausgabe in einer XML-Vorlage festgelegt und neue bzw. durch Bearbeitung geänderte Dokumente entsprechend der Vorlage automatisiert erzeugt. Dies kann auch zeitgesteuert erfolgen, so dass z.B. für das RIS täglich die neuen Entscheidungen ohne zusäzlichen Aufwand im VwGH geliefert werden können.

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